Normalmente, o percurso entre a casa e o trabalho é longo e entediante, sem contar no cansaço proporcionado por esse deslocamento. Esses aspectos podem influenciar na produtividade dos funcionários e são motivos para faltas, estresse, desmotivação, entre outros fatores. Para melhorar esse caminho, muitas empresas optam por oferecer transporte para os seus colaboradores, mas como definir regras para o transporte de funcionários? 

O transporte fretado apresenta inúmeros benefícios, desde soluções para os problemas que vimos acima, como também pode auxiliar a empresa e a sociedade em geral. Sendo assim, listamos a seguir algumas dicas para te ajudar a definir as regras para o transporte de funcionários da sua empresa de forma eficaz. Vamos começar?

Como definir regras para o fretamento da sua empresa?

As principais vantagens do transporte de funcionários são a redução de atrasos, diminuição de gastos com o transporte de colaboradores e também a segurança dos funcionários durante o trajeto. Sabendo disso, o fretamento é um ótimo serviço para o transporte de colaboradores. 

Além desses benefícios para a empresa, também proporciona conforto e qualidade para seus funcionários. No entanto, a dificuldade de muitos gestores é definir regras para esse serviço.

Sendo assim, neste artigo vamos mostrar como estabelecer essas regras sem complicações.

Definir o responsável

Você deve estar se perguntando qual a melhor opção para coordenar esse serviço: uma equipe de gestão ou a terceirização do fretamento. Contudo, essa responsabilidade muda de acordo com cada empresa.

Mesmo não sendo uma tarefa fácil, algumas empresas preferem controlar esse serviço internamente e, dessa forma, ter domínio sobre toda a operação da empresa. Por outro lado, existem os empreendimentos que preferem aderir a praticidade de terceirizar esse serviço com a contratação de uma empresa especializada.

Cabe a você analisar qual se adequa melhor às necessidades do seu negócio.

Quem deve embarcar

A segunda regra para que o seu transporte de funcionários funcione corretamente é analisar quem receberá esse benefício. Para isso, junte dados de endereços de cada colaborador e analise quem mora perto e quem está a uma longa distância da organização para assim definir os itinerários de cada veículo.

Depois de ter a quantidade de pessoas que necessitam desse serviço definida, é importante analisar os departamentos de cada uma delas, seus perfis de trabalho e verificar quem possui limitações físicas pois os veículos precisam estar adaptados para essas pessoas.

Todas essas informações são importantes para definir a composição das linhas, quantidade de veículos e ocupação dos assentos. É importante fazer essa análise para evitar prejuízos financeiros caso aconteça algum imprevisto, como a falta de vários funcionários do mesmo setor, por exemplo.

Defina linhas e itinerários

Agora que você já possui o número de pessoas que utilizarão esse serviço, é hora de analisar essas informações para criar linhas e itinerários.

Nesta fase, sua equipe precisa definir regras para o tempo e distância máxima de circulação de itinerário, a distância média adequada para o passageiro entre o endereço da residência e o ponto de embarque, bem como os horários de entrada e saída.

Ocupação dos veículos

Alguns colaboradores passam boa parte do tempo dentro de fretados. Por vezes, esse período excede até mesmo o tempo dedicado à família. Sendo assim, para que a boa convivência prevaleça é importante levar em consideração as regras de cordialidade e boas maneiras, tanto com outros colaboradores como com motoristas.

No entanto, para que essas diretrizes funcionem você pode classificá-las como restritivas ou proibitivas. Assim, a sua empresa pode determinar aquilo que se adequa a sua operação como, por exemplo, comportamento dentro do veículo, uso de bebidas alcoólicas, vestuário impróprio, aparelhos sonoros, entre outros.

Além disso, para reduzir custos e otimizar processos, é importante que você se certifique de que todo o valor investido seja totalmente aprovado. Muitas vezes, não será possível existir uma grande quantidade de funcionários em uma mesma região, por isso, sempre busque esse número ao máximo para que essa ação gere economia. 

Tenha um canal de atendimento 

No dia a dia, ouvir reclamações e sugestões de seus colaboradores é importante para o aperfeiçoamento desse serviço. Para isso, você pode criar um canal de comunicação, pelo qual seja possível resolver problemas e melhorar a prontidão no transporte.

É importante que as regras do canal de atendimento estejam claras, pois elas definirão como o colaborador será atendido pelo setor quando solicitar uma mudança, seja ela avulsa ou temporária. Assim, devem-se acrescentar regras para esse atendimento. 

Também é importante criar regras para o atendimento a solicitações para eventos, paradas e horas extras, deste modo, você priorizará coletividade, redução de custo e tempo de percurso.

Regras sobre o atraso e perda do transporte

Segundo o código de trânsito brasileiro, o fretado não pode aguardar passageiros atrasados, portanto, é passível de atuação.

Dessa forma, o colaborador deverá encontrar-se no local de embarque, com 5 minutos de antecedência. O veículo poderá passar no local no horário ou atrasar-se, caso haja impedimentos durante seu percurso.

Em caso de quebras, problemas mecânicos, alagamentos, acidentes, entre outros, o colaborador deverá aguardar no ponto e entrar em contato com seu coordenador responsável pedindo um posicionamento ou alternativa para o transporte. Suas regras precisam definir como essas situações serão tratadas.

Como controlar embarques

Controlar o embarque de funcionários não é uma tarefa fácil. Para melhorar essa atividade e otimizar seu processo você pode organizar cadastros de usuários e usar identificadores, como cartões e etiquetas. Outra opção é usar leitores dentro dos veículos para facilitar a identificação de seus colaboradores. 

Uma ótima opção para melhorar a gestão de fretamento da sua empresa é contratar um sistema de gestão desse transporte. Com ele você conta com uma plataforma online onde é possível traçar rotas, definir itinerários e controlar embarque e desembarque de passageiros. 

Com este recurso também é possível acompanhar em tempo real o trajeto de seus colaboradores até a empresa. Já os seus funcionários conseguem acompanhar a aproximação do veículo pelo aplicativo e isso evita atrasos e desencontros nos locais de embarque.

O aplicativo utiliza o smartphone do próprio funcionário e motorista para envio das informações, necessitando apenas que estes estejam conectados à internet dentro do veículo. Deste modo, o aplicativo integra o transporte de seus funcionários de maneira simples e ágil.

Se você gostou deste conteúdo sobre regras para o transporte de funcionários fale com um consultor e saiba como o aplicativo de gestão de fretamentos pode te ajudar na otimização desse serviço na sua empresa.